F&E unter Kostendruck: Die richtigen Hebel identifizieren, Budget senken – und trotzdem liefern
Dieses Beratungsangebot richtet sich an CTOs (Chief Technology Officer) sowie Abteilungs-und Teamleiter mit Budgetverantwortung in der F&E (Forschung und Entwicklung) mittelständischer Unternehmen. Es unterstützt dabei, die F&E-Kosten gezielt und differenziert zu senken, ohne die Innovationskraft zu gefährden. Der Fokus liegt auf priorisierten Maßnahmen, die gleichzeitig wichtige Projekte absichern und Effizienz steigern. Der Beratungsansatz schafft Transparenz über bestehende Belastungen, deckt Ineffizienzen auf und befähigt die Organisation, wirksame Maßnahmen iterativ umzusetzen. Das Ziel: Ressourcen bündeln, Engpässe entschärfen, und dabei weiter verlässlich liefern – ein strukturierter Weg, um auch unter Druck handlungsfähig zu bleiben.
1 Zielgruppe
2 Herausforderungen
3 Leitprinzipien der Beratung
4 Vorgehen und Leistungsversprechen
4.1 Schnelle Wirkung – punktuelle Impulse
4.1.1 Portfolio-Stresstest (6 Tage)
4.1.2 F&E-Kostenradar (5 Tage)
4.1.3 Führungs-Sparring: F&E unter Druck (5 halbe Tage remote)
4.2 Strukturelle Veränderung – nachhaltige Begleitung (ab 20 Tage)
4.2.1 Phase 1: Die unangenehmen Wahrheiten auf den Tisch bringen
4.2.2 Phase 2: Vom Reden ins Entscheiden kommen – und wirklich was ändern
4.3 Kosten
1 Zielgruppe
- Chief Technology Officers (CTOs)
- Abteilungs- und Teamleiter in der Forschung und Entwicklung (F&E) mit Budgetverantwortung
- In mittelständischen Unternehmen (KMUs)
2 Herausforderungen
Viele Unternehmen sehen sich in einer zunehmend unvorhersehbaren Welt mit schrumpfenden Märkten, verschobenen Kundenbedarfen und steigendem Kostendruck konfrontiert. Während andere Bereiche früh von Sparmaßnahmen betroffen sind, bleibt die F&E zunächst meist unangetastet – mit gutem Grund: Ohne Innovation keine Zukunft. Doch spätestens bei anhaltendem Umsatzrückgang wird auch die F&E-Abteilung in die Pflicht genommen.
Die Herausforderung:
- Wie lassen sich die Kosten senken, ohne die Innovationsfähigkeit zu gefährden?
- Wie kann mit weniger Ressourcen trotzdem planbar geliefert werden?
- Wie lassen sich die Erwartungen von Top Management, Vertrieb, Produkt Management und Marketing managen – trotz Budgetkürzung?
F&E-Leitungen sitzen oft in einer Sandwich-Position: Oben Kostendruck, unten Überlastung, dazwischen Roadmap-Versprechen. Die Erwartungen bleiben hoch – auch wenn die Mittel schrumpfen.
3 Leitprinzipien der Beratung
Ziel dieses Beratungsangebots ist nicht ein „einmaliger Umbau“, sondern ein belastbarer und dynamischer Veränderungsprozess, der wirksam und nachhaltig ist. Dafür braucht es Rahmenbedingungen für das Vorgehen und Leistungsversprechen, eben Leitprinzipien:
1. Fokus schaffen – Projekte bewusst priorisieren
Mit weniger Ressourcen lassen sich nicht alle Projekte gleichzeitig weiterführen. Der Schlüssel liegt im klaren Fokus: Die wichtigsten Vorhaben werden gesichert, alles andere kritisch hinterfragt. Das reduziert Überlast und erhöht die Geschwindigkeit bei den Projekten im Fokus.
2. Gezielte Maßnahmen statt pauschaler Kürzungen
Eine lineare Budgetkürzung („Rasenmähermethode“) spart kurzfristig, gefährdet aber mittel- und langfristig zentrale Ergebnisse. Die Beratung hilft dabei, gezielt in Strukturen, Prozesse und Inhalte einzugreifen – mit Blick auf Wirkung statt Gleichverteilung.
3. Systematisch vorgehen, iterativ umsetzen Eine F&E-Abteilung ist ein komplexes sozio-technisches System. Deshalb empfiehlt sich ein inkrementelles Vorgehen: Maßnahmen in Schritten einführen, Wirkung beobachten, nachjustieren.
4. Stakeholder aktiv einbinden Budgetentscheidungen in der F&E betreffen auch Produktmanagement, Marketing, Vertrieb und Top-Management. Diese Stakeholder müssen einbezogen werden, damit keine Suboptimierung entsteht und die Maßnahmen breite Akzeptanz finden.
5. Krise als Hebel für strukturelle Verbesserung nutzen Engpässe, ineffiziente Übergaben, überfrachtete Meetings oder überholte Prozesse – viele dieser Punkte sind bekannt, wurden aber bisher toleriert. Die aktuelle Situation bietet den idealen Anlass, diese systematisch anzugehen.
4 Vorgehen und Leistungsversprechen
Die konkreten Bedürfnisse von Entscheidern im F&E-Bereich sind unterschiedlich: Kompakte Formate schaffen schnelle Wirkung, nachhaltige Begleitung ermöglicht strukturelle Veränderungen.
4.1 Schnelle Wirkung – punktuelle Impulse
Wenn der Handlungsdruck hoch ist, braucht es keine Theorie – sondern schnelle, fundierte Entscheidungen. Die folgenden kompakten Formate helfen dabei, rasch Klarheit zu gewinnen, konkrete Einsparpotenziale sichtbar zu machen und erste wirksame Maßnahmen umzusetzen.
4.1.1 Portfolio-Stresstest (6 Tage)
„Welche Projekte Euch wirklich voranbringen – und welche nur Ressourcen blockieren“
Ziel: Priorisierung des Projekt-Portfolios unter Spardruck.
Ergebnisse:
- Entscheidungsvorlage für Projekt-Stop/Start/Delay
- Stakeholder-Alignment (Produkt Management, Vertrieb, Top Management)
- Handlungssicherheit bei Kürzungen
Typische Fragen:
- Welche Projekte haben keinen Business Case – aber politische Rückendeckung?
- Wo könnt ihr mutig kürzen, ohne Wirkung zu verlieren?
- Was kostet Euch das „Weiter so“ bei jedem Projekt?
Ablauf:
- Tag 1 und 2: Auftragsklärung/ Kick-off + Projektinventur + Zielbildklärung
- Tag 3: Bewertungskriterien für Projekte und Vorbereitung Bewertungs-Workshop
- Tag 4: Bewertungs-Workshop mit den Stakeholdern aus F&E, Produkt Management, Vertrieb, Top Management
- Tag 5: Szenarienentwicklung
- Tag 6: Entscheidungs-Workshop mit den Stakeholdern aus F&E, Produkt Management, Vertrieb, Top Management
Am Ende habt ihr eine belastbare Entscheidungsvorlage, mit der ihr euer Projektportfolio fokussieren, Budget freischaufeln und politisch abgesichert priorisieren könnt – ohne die Roadmap zu gefährden.
4.1.2 F&E-Kostenradar (5 Tage)
„Wo euer F&E-Budget heute wirklich verloren geht“
Ziel: Identifikation konkreter Einsparpotenziale ohne blinden Aktionismus.
Ergebnisse:
- Visualisierung der größten Kostenblöcke (direkt & indirekt)
- Quick-Wins mit Einsparpotenzial (z. B. „hier lassen sich sofort 5–10 % heben“)
- Heatmap von Ineffizienzen (z. B. fragwürdige Projekte, Prozesse, Bottlenecks, Übergaben und Abhängigkeiten, Meetingsstruktur)
Typische Fragen, die wir beantworten:
- Wo können wir schnell und relativ einfach Kosten sparen?
- Wo können wir weiter sparen, mittel- bis langfristig, ohne unsere Innovations- und Lieferfähigkeit zu gefährden?
Ablauf:
- Tag 1: Auftragsklärung/ Kickoff + Datensichtung
- Tag 2: Analyse + Visualisierung der Kostenblöcke + erste Hypothesen
- Tag 3: Brainstorming Einsparpotentiale + Priorisierung (Workshop oder Interviews)
- Tag 4: Szenarienentwicklung Handlungsfelder
- Tag 5: Ergebnis-/ Entscheidungs-Workshop
Ihr erkennt konkret, wo euer F&E-Budget heute versickert – und habt drei sofort umsetzbare Maßnahmen, mit denen ihr 5–15 % Kosten senken könnt, ohne an Substanz zu verlieren.
4.1.3 Führungs-Sparring: F&E unter Druck (5 halbe Tage remote)
„Klarer Kurs statt Krisenreaktion – wie du als F&E-Leitung souverän durch Budgetdruck steuerst“
Ziel: Handlungssicherheit für Führungskräfte – nicht nur operativ, sondern auch politisch.
Ergebnisse:
- Externer/ neutraler Blick zu den jeweils wichtigsten Fragen und Herausforderungen
- Orientierung
- Klarheit über eigene Blockaden und entsprechende Hebel
- Strategien für Stakeholder-Management
Typische Fragen:
- Wie priorisiere ich intern, ohne als Bremser dazustehen?
- Wie spreche ich unangenehme Wahrheiten offen aus?
- Wie mache ich interne Verbesserungen budgetfähig?
Format: Remote, halbtags, ideal für 1–3 Führungskräfte gemeinsam
Du gewinnst Klarheit über deine größten Hebel, politische Spielräume und interne Blockaden – und entwickelst eine klare Strategie, wie du dein Team und das Top-Management durch den Spardruck navigierst.
4.2 Strukturelle Veränderung – nachhaltige Begleitung (ab 20 Tage)
Wer die F&E unter Spardruck zukunftsfähig aufstellen will, braucht mehr als punktuelle Eingriffe. Dieses Beratungsangebot begleitet Euch dabei, systemische Blockaden zu lösen, Ressourcen gezielt zu fokussieren und die Organisation Schritt für Schritt robuster und lieferfähiger zu machen. Es ist in zwei Phasen gegliedert.
4.2.1 Phase 1: Die unangenehmen Wahrheiten auf den Tisch bringen
In dieser Phase entstehen ein Lagebild und eine priorisierte Liste von Maßnahmen zur Reduktion der F&E-Kosten – abgestimmt auf die realistische Umsetzbarkeit im Unternehmen.
- Budgetlücke identifiziert: Ist-Budget, Zielvorgaben und Einsparbedarf klar beziffert
- Mögliche Maßnahmen für eine F&E-Budgetreduktion erarbeitet:
-
- Quick-Wins mit sofortigem Einsparpotential für 5-15% Kostenreduktion identifiziert
- Projektportfolio visualisiert und priorisiert: Klare Entscheidungsvorlage, welche Projekte gestoppt, verschoben oder fortgeführt werden
- „Run“ vs. „Change“ analysiert mit klarer Handlungsempfehlung: Wo verursacht die (historisch) gewachsene Systemlandschaft Ineffizienzen? Wo macht eine Standardisierung Sinn?
- Wertströme und Engpässe sichtbar gemacht: Relevante Bottlenecks, ineffiziente Übergaben und hinderliche Abhängigkeiten offengelegt
- Feedbackzyklen und Meetingstruktur analysiert: Transparenz geschaffen über Zeitverluste und Qualität der Abstimmung
- Veraltete Prozesse und Praktiken identifiziert: Konkrete Empfehlungen, was abgeschafft oder verändert werden sollte
- Maßnahmen-Backlog erstellt und priorisiert: Übersicht, welche Einsparmaßnahmen mit welchem Effekt möglich sind und Abgleich mit der identifizierten Budgetlücke
- Kennzahlen definiert: Erste Metriken zur zukünftigen Erfolgsmessung und Steuerung ausgewählt
- Umsetzungsentscheidung vorbereitet: Grundlage geschaffen für zielgerichtetes Handeln in Phase 2
Am Ende dieser Phase liegt auf dem Tisch, wo ihr sparen könnt – und wo ihr müsst. Mit klarer Entscheidungsgrundlage, priorisiertem Maßnahmen-Backlog und realistischer Roadmap für den Umbau eurer F&E.
4.2.2 Phase 2: Vom Reden ins Entscheiden kommen – und wirklich was ändern
Aufbauend auf Phase 1 werden die priorisierten Maßnahmen schrittweise umgesetzt. Dabei werden frühe Quick-Wins genutzt, um rasch Wirkung zu erzielen und Motivation im Team aufrechtzuerhalten.
Charakteristika dieser Phase:
- Schnelle Umsetzung erster Maßnahmen (Quick-Wins)
- Schrittweise Einführung weiterer Maßnahmen in sinnvoller Reihenfolge
- Regelmäßige Auswertung der Wirksamkeit u.a. anhand der definierten Kennzahlen
- Anpassung und Weiterentwicklung auf Basis von Erkenntnissen („Inspect & Adapt“)
- Moderation von Entscheidungsprozessen mit relevanten Stakeholdern
In dieser Phase bringt Ihr die Dinge auf die Straße: Die Quick-Wins greifen, strukturelle Maßnahmen entfalten Wirkung – und Ihr könnt gegenüber dem Top Mgt. belegen, dass Euer Team auch unter Druck steuerungsfähig bleibt. Ziel ist nicht ein einmaliger „Umbau“, sondern ein belastbarer und dynamischer Veränderungsprozess, der wirksam und nachhaltig ist.
4.2.3 Kosten
- Projektumfang: ab 20 Personentagen
- Der tatsächliche Aufwand hängt u.a. ab von Größe und Komplexität der F&E-Abteilung, Umfang und Heterogenität des Projektportfolios, Höhe der geforderten Budgetreduktion
Lass uns die spezifische Ausgestaltung im Rahmen der Auftragsklärung besprechen!
