Auf der Agile Lean Munich am vergangen Freitag durfte ich eine Session zum Thema “Der Meetingwahnsinn bei Führungskräften” gestalten. Von 17 Teilnehmern waren 5, also knapp 30%, mit Ihrer Situation unzufrieden und sehen klaren Handlungsbedarf. Sie verbringen >80% ihrer Arbeitszeit in Meetings.

Warum ist das ein Problem für Führungskräfte? Kunden, Zulieferer, Mitarbeiter, Gesetzgeber etc. verursachen ständig Veränderungen. Deswegen sind Entscheidungen notwendig. Um diese zu treffen, sich darauf vorzubereiten, abzuwägen, Diskussionen zu führen, braucht es Zeit. Wenn der Kalender aber schon voll ist, ist keine Zeit vorhanden und damit die Gefahr groß in die falsche Richtung zu laufen.

Schnell wird zu Quick-Wins gegriffen: Poster mit Sinnsprüchen ala “Kein Meeting ohne Ziele und Agenda”, die 10-Minuten-Regel (wer nach 10 Minuten keinen Redebeitrag im Meeting hatte verlässt selbiges), Zeitblocker für Konzentrationsphasen zur Stillarbeit setzen, mehr “Nein”-sagen usw.

Aus der Erfahrung in meiner Kundenarbeit hilft dies kurzfristig, aber nach wenigen Wochen ist der Kalender der Führungskräfte wieder voll. Denn jedes Meeting hat seinen Zweck. Sprint Reviews und Lenkungsausschüsse sind durch Arbeitsweisen definiert, die 1on1 mit den Mitarbeitern sind notwendig um deren Fragen zu beantworten und mitzubekommen an welchen Themen sie arbeiten, Kundentermine sind essentiell um nah am Kunden und dem Markt zu sein usw.

Deswegen: In die Tiefe musst Du steigen, soll sich Dir das Wesen zeigen.

Für wirksame Lösungen gegen den Meetingwahnsinn bei Führungskräften, hat sich als sinnvoll erwiesen:

Erkenne den “Sinn im Unsinn” und analysiere welchen Zweck die Meetings bisher erfüllen: Warum ist meinen Mitarbeitern ein regelmäßiger 1on1 so wichtig? Warum so viele Vorstellungs-/ Personalentwicklungsgespräche und Lenkungsauschüsse? Welchen (Mehr-)Wert haben letztere? Feuerwehrmeetings?
Entwickle Problemhypothesen und ergründe die Ursachen der Probleme. Nutze dazu sinnvolle Denkwerkzeuge. In der intensiven Arbeit mit meinen Kunden haben wir dazu u.a. entwickelt: Regelentfesselung, Problemtransformation, Bewusst weglassen und daraus lernen.
Macht nicht alles auf einmal, sondern wähle bewusst aus, wo Du mit Verbesserungen ansetzt.

Danke für die super angeregte Diskussion auf der Agile Lean Munich rund um die Denkwerkzeuge. Besonders gefreut hat mich das sehr positive Feedback zur Session.

Herzlichen Dank nochmals an das ganze ALM-Team für die tolle Orga! Alexandra Untch, Cosima Jedamczik, Michael Brandt, Michael Brandtner, Jessica Brandt, Axel Starke, Daniel Westermayr, Bastian Kröckel, Heike Kaiser, Dr. Anika Dewald und allen weiteren Helfern von Colenet.